Công bố hợp quy là gi? Quy trình thủ tục chi tiết

Trong quá trình hoạt động kinh doanh và sản xuất, việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn là rất quan trọng để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu an toàn và chất lượng. Để thể hiện sự cam kết này, doanh nghiệp phải thực hiện công bố hợp quy. Bài viết này sẽ giới thiệu về khái niệm này cùng với các thủ tục chi tiết liên quan.

1. Công bố hợp quy là gì?

Công bố hợp quy là việc một cá nhân hoặc một tổ chức tự công bố sản phẩm của mình phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Các quy chuẩn này là các quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa cần phải tuân thủ theo. Nhằm đảm bảo an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động - thực vật, môi trường. Và bảo vệ lợi ích, an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.

Công bố hợp quy là một hoạt động mang tính chất bắt buộc. Nó là điều kiện không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn đưa bất cứ một sản phẩm hàng hóa nào đó ra thị trường tiêu thụ.

2. Thủ tục công bố hợp quy sản phẩm

 Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
• Cách nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Nơi tổ chức, cá nhân sản xuất đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh.
• Thành phần hồ sơ

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ để đăng ký công bố các sản phẩm hợp quy của tổ chức/  nhân cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Cụ thể: 

Trường hợp 1: Dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba).

• Bản công bố hợp quy
• Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký doanh nghiệp/Giấy đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đầu tư /Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ tương đương khác;
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp kèm theo mẫu dấu hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp 2: Dựa trên kết quả tự đánh giá (bên thứ nhất).

• Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN);
• Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký doanh nghiệp/Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư /Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ tương đương khác);
• Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa được cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP...), hồ sơ công bố hợp quy phải có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý;
• Trường hợp tổ chức, cá nhân đã được cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP...), hồ sơ công bố hợp quy phải có bản sao y bản chính. Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực;
• Bản sao Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính từ thời điểm thử nghiệm đến thời điểm nộp hồ sơ;
• Báo cáo đánh giá hợp quy kèm theo các tài liệu có liên quan và mẫu dấu hợp quy;
• Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.

Trình tự công bố hợp quy

Việc công bố được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đánh giá sự phù hợp đối tượng của công bố hợp quy với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng (sau đây viết tắt là đánh giá hợp quy).

1. Việc đánh giá hợp quy được thực hiện theo phương thức đánh giá sự phù hợp quy định trong quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
2. Trường hợp sử dụng kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài thì tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài phải được thừa nhận theo quy định của pháp luật hoặc được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chỉ định;
3. Kết quả đánh giá hợp quy là căn cứ để tổ chức, cá nhân công bố hợp quy.

Bước 2: Đăng ký bản công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và Ủy ban nhân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định (sau đây viết tắt là cơ quan chuyên ngành).

Xứ lý hồ sơ công bố hợp quy

1. Hồ sơ không đầy đủ:  trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Chi cục thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung, sửa đổi để hoàn thiện hồ sơ. Sau 15 ngày nhận được thông báo, hồ sơ công bố hợp quy không được bổ sung đầy đủ thì sẽ bị hủy bỏ việc xử lý. 
2. Hồ sơ đầy đủ: trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ có thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký hợp quy cho tổ chức, cá nhân. Nếu không hợp lệ, Chi cục sẽ thông báo bằng văn bản về lý do không tiếp nhận hồ sơ.

Lệ phí công bố hợp quy

Thông tin về mức thu lệ phí công bố hợp quy được quy định rõ tại điều 4, Thông tư 183/2016/TT-BTC ban hành ngày 8 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính. Theo đó đó lệ phí cấp thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy là 150.000 đồng/ một loại sản phẩm, hàng hóa.

3. Lợi ích của việc công bố hợp quy

Hợp quy cũng đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định, chẳng hạn:

Hàng hóa có công bố hợp chuẩn, hợp quy tạo được niềm tin ban đầu về nguồn gốc cũng như chất lượng sản phẩm, nhất là khi chủ hàng muốn tham gia thầu hay khi cung cấp sản phẩm vào các dự án, công trình lớn.

1. Chứng từ về công bố sản phẩm cũng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường.
2. Giúp nâng cao uy tín cho thương hiệu của doanh nghiệp sản xuất, hoặc nhập khẩu, cũng như cho sản phẩm – hàng hóa.

Nếu hàng thuộc diện bắt buộc phải làm công bố hợp quy, thì chắc chắn khi nhập khẩu cần biết trước và tuân thủ. Còn nếu hàng chỉ thuộc diện khuyến khích tự nguyện, thì làm công bố hay không là quyết định của công ty.

4. Danh mục sản phẩm phải công bố hợp quy

Theo quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP, các sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm 2 đều phải thực hiện chứng nhận hợp quy và công bố sản phẩm hợp quy. Bởi nhóm 2 bao gồm các sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn trong quá trình sản xuất, lưu trữ, vận chuyển, sử dụng dù được sử dụng ở mức phù hợp và đúng mục đích. 

Danh mục các sản phẩm phải hợp quy bao gồm: