PDCA là gì? Quy trình PDCA trong hệ thống ISO 9001

PDCA là gì? Ở trong quản lý chất lượng nó đang được ứng dụng đem lại nhiều thành công cho doanh nghiệp đặc biệt là với doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Thông qua áp dụng PDCA ở trong quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể cải tiến liên tục và dễ dàng tiếp cận với mục tiêu chất lượng của mình.

PDCA là gì?

Trước khi tìm hiểu về quy trình của PDCA diễn ra như thế nào, doanh nghiệp cần phải nắm được khái niệm về PDCA là gì cụ thể như sau:

Khái niệm về PDCA

Chu trình PDCA là một chu trình nhằm cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng. Chu trình PDCA sẽ bao gồm: Plan - Do - Check - Act là lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và  điều chỉnh.

Ví dụ chu trình PDCA

Để hiểu rõ về khái niệm chu trình PDCA là gì, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau:

• Plan: Tổ chức một chương trình khuyến mãi nhằm tri ân khách hàng.
• Do: Triển khai chương trình theo kế hoạch đã thiết lập.
• Check: Đánh giá số lượng khách hàng tham gia, lợi nhuận, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.
• Act: Cải tiến các điểm còn thiếu sót ở chương trình khuyến mãi lần này vào các chương trình về sau.

Lợi ích chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay. Bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

Cải tiến quy trình 

Chu trình PDCA sẽ cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo các chu kỳ:

• Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA sẽ lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình.
• Triển khai dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có PDCA cho phép sửa chữa nhược điểm và cải thiện ở giai đoạn thực hiện quy trình.
• Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng trên bảng.

Thay đổi cách quản lý

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng như hiệu suất. Nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo một phương pháp cải thiện liên tục.

Quản lý chất lượng 

Một trong những công dụng chính quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định nguồn của biến thể từ yêu cầu của khách hàng và thực hiện hành động khắc phục.

Duy trì kiểm soát dự án

• Cung cấp câu trả lời cho ai, ở đâu, cái gì… của dự án.
• Đảm bảo những điều chưa biết khi bắt đầu dự án được chứng minh hoặc giảm giá.
• Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cải thiện việc ra quyết định.
• Cho phép hiểu rõ về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.

Quản lý hiệu suất 

Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” sẽ xác nhận hiệu suất đó.

Trong hầu hết tổ chức quản lý hiệu suất hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn, vẫn là chức năng "nhân viên" riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới hiệu suất tích hợp với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất lớn.

Năng lực cạnh tranh tổ chức

PDCA đòi hỏi xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối. Đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt biến động bất cứ khi nào bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách, quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng sẽ được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.

Quá trình này giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý thực hiện, quản lý cung ứng, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong tổ chức. Việc xử lý với sự thay đổi và cải thiện phối hợp giữa quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh.

Chu trình PDCA hoạt động thế nào?

Như đã đề cập tới trước đó, chu trình PDCA bao gồm 4 thành phần cũng chính là 4 bước cốt lõi áp dụng để quản lý các hoạt động doanh nghiệp. 

Plan - Lên kế hoạch

• Đây là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.
• Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác và đầy đủ thì cần ít các hoạt động điều chỉnh và hoạt động được điều khiển có hiệu quả hơn.
• Việc lên kế hoạch gồm xác định mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn nguồn lực trong thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí quản lý chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh. 

Do - Thực hiện

Đây là giai đoạn thực hiện kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện kế hoạch, chính sách bằng các hoạt động, các phương tiện, công cụ đảm bảo chất lượng như kế hoạch đã đặt ra.

Check - Kiểm tra

• Giai đoạn "Check" nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch thực hiện như ban đầu đặt ra.
• Trong quá trình tổ chức thực hiện tiến hành công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, phát hiện, thu thập và đánh giá khuyết tật của sản phẩm. Mục đích kiểm tra là phát hiện ra nguyên nhân và ngăn chặn kịp thời.

Action - Điều chỉnh

• Giai đoạn điều chỉnh làm cho các hoạt động hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ. Và khắc phục thiếu sót còn tồn tại và thực hiện những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
• Đồng thời, hoạt động trong giai đoạn góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng tình hình mới. Nhằm giảm dần khoảng cách giữa mong muốn khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu khách hàng ở mức cao hơn.

Quy trình PDCA ở trong hệ thống quản lý chất lượng

Ứng dụng phổ biến hàng đầu PDCA chính là áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể thì quy trình PDCA ở hệ thống quản lý chất lượng được gắn liền với điều khoản 4 – 10 ISO 9001.

Plan – Lập kế hoạch trong quản lý chất lượng

Trong giai đoạn Plan, doanh nghiệp cần lập kế hoạch thường niên tối thiểu mỗi năm như kế hoạch kinh doanh. Bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, tài chính, mục tiêu, chính sách chất lượng/ tiêu chuẩn, kế hoạch bảo dưỡng hạ tầng thiết bị. Các mốc sự kiện quan trọng doanh nghiệp như giới thiệu sản phẩm – quá trình và thị trường. ISO 9001 đưa ra yếu tố hoạch định trên trong 7 mục:

• Duy trì quản lý chất lượng QMS.
• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng.
• Trách nhiệm của lãnh đạo.
• Quản lý của nguồn lực.
• Hoạch định tạo sản phẩm.
• Kiểm soát thiết bị theo dõi, đo lường.
• Hành động và phòng ngừa.

Việc lập kế hoạch thường niên giúp đảm bảo kế hoạch được cập nhật phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp tại thời điểm triển khai.

Do – Thực hiện kế hoạch

Giai đoạn Do được thực hiện một cách thường xuyên hơn, dữ liệu nó đem lại dùng để đo lường/ phân tích. Và có thể được xem như kết quả việc thực hiện kế hoạch hằng năm.

Bước này hiểu là việc doanh nghiệp sẽ thực hiện thử nghiệm được lên kế hoạch trước đó. Việc thực hiện kế hoạch liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là tập trung điều khoản 8, cụ thể:

• Điều khoản mục 7.2: Năng lực
• Điều khoản mục 8: Thực hiện
• Hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc thực hiện (8.1)
• Yêu cầu sản phẩm/dịch vụ (8.2)
• Thiết kế, phát triển của sản phẩm/dịch vụ (8.3)
• Kiểm soát quá trình, sản phẩm/dịch vụ bên ngoài cung cấp (8.4)
• Sản xuất, cung cấp sản phẩm/dịch vụ (8.5)
• Thông qua các sản phẩm/dịch vụ (8.6)

Check – kiểm tra và đánh giá 

Khi đã thu thập và tổng hợp dữ liệu từ lần thực hiện ở giai đoạn Do. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá, kiểm tra hoạt động QMS một cách tổng thể. Việc này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với nội dung như sau:

• Thực hiện các theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn khách hàng và dữ liệu thu thập được (9.1)
• Tổ chức cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
• Xem xét từ lãnh đạo (9.3)

Act – Hành động cải tiến

Căn cứ vào khó khăn, vấn đề, kết quả và phân tích có từ giai đoạn đánh giá. Doanh nghiệp thiết lập các biện pháp ngăn ngừa, khắc phục, thay đổi hoặc đổi mới cho phù hợp và đạt hiệu quả tốt.

Các thông tin này cần được lưu trữ lại để có thể phục vụ cho hoạt động và dự án trong tương lai. Cải tiến mô tả qua các điều khoản sau ở trong tiêu chuẩn ISO 9001:

• Sự không phù hợp và hành động khắc phục (10.2)
• Cải tiến liên tục (10.3).

Vừa rồi là những chia sẻ về PDCA là gì và quy trình triển khai PDCA trong quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Hi vọng, bạn đã có câu trả lời về PDCA là gì cũng như việc áp dụng PDCA trong quản lý chất lượng. Nếu bạn đang tìm địa chỉ kiểm định kỹ thuật an toàn, hãy liên hệ ngay với Kiểm Định KV2. Đây là một công ty đã được Bộ Lao động và Thương binh và Xã hội chứng nhận đã có đủ điều kiện hoạt động để kiểm định kỹ thuật an toàn lao động đối với các máy móc và thiết bị vật tư.

CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH AN TOÀN KV2

• Địa Chỉ: 53/4A Khu phố Bình Đáng, phường Bình Hòa, Thành Phố Thuận An, tỉnh Bình Dương
• Email: di.kiemdinhantoan@gmail.com
• Website: kiemdinhkv2.com - kiemdinhbinhduong.net
• Hotline: 0901.36.37.48- 0966.05.44.66